OCR KTP untuk Onboarding Nasabah: Cara Kerja dan Aturan Data Pribadinya

Bank, fintech, koperasi, dan perusahaan pembiayaan meminta foto KTP di hampir setiap pendaftaran nasabah. Data di kartu itu, mulai dari NIK, nama, hingga alamat, kemudian diketik ulang ke formulir atau sistem inti. Prosesnya lambat, dan salah ketik satu digit NIK bisa membuat data nasabah tidak cocok di tahap berikutnya.

OCR KTP memindahkan data itu secara otomatis. Namun yang dibaca adalah data pribadi, sehingga kecepatan saja tidak cukup. Perusahaan juga perlu memikirkan cara mengecek hasil baca, dasar pemrosesan datanya, data apa yang benar-benar disimpan, dan berapa lama.

Ringkasnya:

• Apa itu: teknologi yang membaca foto atau scan KTP dan mengubahnya menjadi data terstruktur.
• Yang perlu dicek: konsistensi NIK dengan data yang tertulis dan kelengkapan setiap field.
• Aturan yang berlaku: UU Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi menuntut dasar pemrosesan yang sah, data seperlunya, dan keamanan.
• Yang bukan bagian OCR: verifikasi identitas ke data kependudukan resmi adalah proses terpisah lewat kanal yang berwenang.

Apa Itu OCR KTP?

OCR (optical character recognition) adalah teknologi yang mengubah gambar berisi teks menjadi teks yang bisa diolah komputer. Pada KTP, OCR membaca foto atau scan kartu, lalu memetakan setiap teks ke field yang tepat.

Berikut field yang umumnya ada di KTP elektronik dan kegunaannya dalam onboarding:

Baris keenam penting. Bisa dibaca bukan berarti harus disimpan. Kita akan kembali ke soal ini di bagian aturan data pribadi.

Cara Kerja OCR KTP dalam Onboarding

Dalam alur onboarding digital, OCR KTP biasanya bekerja seperti ini:

1. Unggah atau pindai. Nasabah mengunggah foto KTP lewat aplikasi, atau petugas memindai kartu di kantor.
2. Baca gambar. Sistem menemukan area kartu, mengenali teks, lalu memetakannya ke field.
3. Cek hasil. Format NIK, konsistensi NIK dengan data tertulis, dan kelengkapan field diperiksa.
4. Konfirmasi. Data yang lolos mengisi formulir secara otomatis, lalu nasabah atau petugas mengonfirmasinya.
5. Tangani yang meragukan. Hasil yang tidak konsisten ditandai untuk ditinjau, atau nasabah diminta mengunggah ulang foto yang lebih jelas.
6. Teruskan ke sistem. Data dikirim ke sistem onboarding lewat API, lalu tahap verifikasi lain berjalan.

Hasilnya, nasabah tidak perlu mengetik ulang data yang sudah tercetak di kartunya, dan petugas tidak perlu menyalinnya secara manual.

Pengecekan yang Perlu Dilakukan

Membaca teks dengan benar belum cukup. Foto buram, pantulan cahaya, atau kartu yang sudah aus bisa membuat satu karakter salah baca, dan kesalahan itu tidak selalu terlihat oleh mata.

Untungnya, NIK punya struktur yang bisa dicek. NIK terdiri dari 16 digit: enam digit pertama adalah kode wilayah, enam digit berikutnya memuat tanggal lahir, dan empat digit terakhir adalah nomor urut. Untuk perempuan, angka tanggal lahir di NIK ditambah 40. Artinya, sebagian isi NIK bisa dicocokkan dengan data lain yang tertulis di kartu yang sama.

Lookdocu membaca KTP, KK, NPWP, dan SIM, lalu mencocokkan NIK dengan data yang tertulis di dokumen. Pengecekan semacam ini memastikan data yang terbaca konsisten. Ia tidak membuktikan bahwa kartunya asli, atau bahwa orang yang mengunggah adalah pemilik kartu tersebut.

OCR Bukan Verifikasi Identitas

Banyak tim menganggap OCR KTP sama dengan eKYC. Padahal keduanya menjawab pertanyaan yang berbeda.

Verifikasi ke data kependudukan resmi dilakukan melalui kerja sama dengan Direktorat Jenderal Kependudukan dan Pencatatan Sipil (Dukcapil) Kementerian Dalam Negeri, atau melalui penyedia yang memiliki akses sah. Membaca dan mengecek dokumen adalah lapisan yang berbeda dari verifikasi itu. Peran Lookdocu ada di dua lapisan pertama: membaca dokumen dan mengecek konsistensinya, lalu menyerahkan data yang rapi ke proses verifikasi yang dijalankan perusahaan.

Aturan Data Pribadi yang Harus Diperhatikan

Data KTP adalah data pribadi, dan pemrosesannya tunduk pada UU Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi (UU PDP). Ada beberapa hal yang perlu dirancang sejak awal, bukan ditambahkan belakangan:

• Dasar pemrosesan yang jelas. UU PDP mensyaratkan dasar pemrosesan yang sah. Persetujuan nasabah adalah salah satunya, dan persetujuan itu harus diberikan untuk tujuan yang jelas. Dasar lain, seperti pemenuhan kewajiban hukum di sektor keuangan, juga diatur. Tentukan dasarnya bersama tim legal dan kepatuhan.
• Transparansi. Jelaskan kepada nasabah data apa yang diambil dari KTP, untuk apa, dan siapa yang memprosesnya, dengan bahasa yang mudah dipahami.
• Data seperlunya. Pemrosesan harus terbatas dan sesuai tujuan. Jika onboarding hanya membutuhkan NIK, nama, tanggal lahir, dan alamat, jangan simpan agama, golongan darah, atau pekerjaan hanya karena bisa dibaca.
• Keamanan. Batasi akses berdasarkan peran, lindungi data saat dikirim dan disimpan, dan catat siapa mengakses apa.
• Hak nasabah. Nasabah berhak mengakses, memperbaiki, dan dalam kondisi tertentu meminta penghapusan datanya. Pastikan sistem bisa memenuhi permintaan itu.

Minimisasi data juga mengurangi risiko. Semakin sedikit data yang disimpan, semakin kecil dampaknya jika terjadi insiden.

Redaksi dan Retensi

Gambar KTP sering berpindah tangan setelah onboarding: dikirim ke tim lain, ke vendor, atau dipakai sebagai contoh untuk pengujian. Di sinilah redaksi berperan. Modul Redact Personal Data di Lookdocu menyensor NIK, nomor KK, NPWP, dan nomor rekening, sehingga dokumen bisa dibagikan tanpa membuka data yang tidak diperlukan penerimanya.

Retensi sama pentingnya. UU PDP mengatur bahwa data pribadi dimusnahkan atau dihapus setelah masa retensinya berakhir atau tidak lagi dibutuhkan untuk tujuannya. Di sisi lain, aturan sektor keuangan bisa mewajibkan dokumen nasabah disimpan untuk jangka waktu tertentu. Keduanya perlu diselaraskan:

1. Tetapkan masa simpan untuk setiap jenis data berdasarkan kewajiban hukum dan kebutuhan bisnis.
2. Pisahkan gambar KTP dari data terstruktur, karena keduanya bisa memiliki kebutuhan dan masa simpan yang berbeda.
3. Hapus secara terjadwal setelah masa simpan berakhir, termasuk salinan di sistem lain dan cadangan sesuai kebijakan perusahaan.
4. Catat penghapusannya agar bisa dibuktikan saat audit.

Cara Memulai

1. Petakan alur onboarding saat ini. Catat di mana data KTP masuk, siapa yang mengetiknya, dan ke sistem mana data itu pergi.
2. Tentukan field yang benar-benar dibutuhkan. Mulai dari tujuan onboarding, bukan dari apa yang bisa dibaca.
3. Siapkan dasar pemrosesan dan pemberitahuan bersama tim legal dan kepatuhan.
4. Uji akurasi pada contoh dokumen. Lookdocu menawarkan uji akurasi dengan 50 sampai 100 contoh dokumen. Pastikan contoh yang dipakai diperoleh dan dibagikan sesuai kebijakan data pribadi perusahaan.
5. Atur aturan pengecekan dan peninjauan. Tentukan kapan hasil diterima otomatis dan kapan harus dilihat petugas.
6. Integrasikan ke sistem. Kirim file lewat REST API dan terima hasil yang sudah dicek melalui webhook bertanda tangan HMAC.

Pertanyaan yang Sering Diajukan

Apakah OCR KTP bisa membaca foto dari HP?

Bisa, selama kartu terlihat utuh dan teksnya jelas. Foto yang buram, miring, atau terkena pantulan cahaya sebaiknya ditandai, lalu nasabah diminta mengunggah ulang.

Apakah OCR KTP memastikan KTP itu asli?

Tidak. OCR membaca isi kartu dan pengecekan memastikan datanya konsisten. Keaslian identitas dipastikan melalui proses verifikasi terpisah.

Apakah OCR KTP sama dengan verifikasi ke Dukcapil?

Tidak. OCR membaca dan mengecek isi dokumen. Verifikasi ke data kependudukan resmi adalah proses terpisah yang dilakukan perusahaan melalui kerja sama dengan Dukcapil atau penyedia yang memiliki akses sah.

Apakah perlu persetujuan nasabah?

Pemrosesan data pribadi membutuhkan dasar yang sah menurut UU PDP, dan persetujuan adalah salah satunya. Dasar yang tepat untuk alur Anda sebaiknya ditentukan bersama tim legal.

Berapa lama data KTP boleh disimpan?

Tergantung tujuan pemrosesan dan kewajiban hukum yang berlaku di sektor Anda. Setelah masa simpan berakhir, data perlu dihapus atau dimusnahkan.

Kesimpulan

OCR KTP menghemat waktu nasabah dan petugas, tetapi nilainya bergantung pada dua hal: pengecekan yang menangkap salah baca, dan pengelolaan data pribadi yang benar sejak awal. Ambil data seperlunya, jelaskan tujuannya, sensor saat dibagikan, dan hapus saat masa simpannya berakhir.

Ingat juga batasnya. OCR membaca dan mengecek dokumen, sedangkan verifikasi identitas resmi tetap menjadi proses tersendiri.

Ingin mencoba pembacaan KTP yang sudah dicek? Lihat Lookdocu atau mulai gratis di lookdocu.id.